Каждый бухгалтер регулярно сталкивается с необходимостью удалять из учета ошибочно введенные документы, данные справочников и бухгалтерские записи. Удаление помеченных объектов в 1С 8.3 возможно, если их данные не используются в другом документе. Далее мы расскажем о том, как удалить помеченные документы в 1С 8.3 в пять шагов.
Читайте в статье:
Если вы хотите исключить из учета, например, накладную, убедитесь в том, что ее данные не включены в акт сверки. Такое же правило действует и для любых других документов и справочников. Например, если вы хотите исключить товар из справочника «Номенклатура», то убедитесь в том, что этот товар не используется где-нибудь еще, например в накладной. Удаление в 1С 8.3 проводится в пять шагов.
Прежде отметим, что удаление помеченных объектов в 1С 8.3 проходит в два этапа:
- Нужно пометить документ или операцию, которую вы планируете удалить
- Нужно удалить все помеченные объекты
Шаг 1. Пометьте объект для удаления
Кликните мышкой на документ, который хотите исключить из учета. Он пометиться желтым цветом. Нажмите правую клавишу мышки, и в открывшемся окне выберите команду «Пометить на удаление». Далее перейдите ко второму шагу.
Шаг 2. Откройте окно «Удаление помеченных объектов»
Зайдите в раздел «Администрирование» (1) и нажмите на ссылку «Удаление помеченных объектов» (2).
Шаг 3. Выберите режим
Удаление помеченных объектов в 1С 8.3 может проводиться в двух режимах:
- автоматическое удаление всех помеченных объектов;
- выборочное удаление объектов.
При автоматическом режиме программа обработает все помеченные объекты и удалит те из них, которые не связаны с другими документами. Выборочное удаление позволит удалить объекты на выбор из списка. Список будет сформирован программой.
Для автоматического удаления выберите «Автоматическое удаление всех помеченных объектов» (3) и нажмите на кнопку «Удалить» (4). Все помеченные на удаление объекты будут исключены, но при условии, что их данные не используются программой в других местах:
Для выборочного удаления выберите «Выборочное удаление объектов» (5) и нажмите кнопку «Далее» (6):
Шаг 4. Выберите объекты для удаления
Если вы используйте режим выборочного удаления, то после нажатия кнопки «Далее» (6), откроется список всех документов, которые вы пометили на удаление, он выглядит так:
Галочками (7) отметьте все, что вы хотите удалить. После этого нажмите кнопку «Удалить» (8):
Если какие-то документы не удалились, перейдите к следующему шагу.
Шаг 5. Что делать, если удалились не все документы
Объект не получится удалить, если данные из него используются программой где то еще. В этом случае программа покажет список неудаленных объектов. К примеру, если вы попытаетесь удалить имущество (9), которое есть в приходной накладной (10), то увидите такое окно:
В левой половине окна вы видите перечень неудаленных объектов (9), справа перечень документов, в которых есть их данные (10). Именно они не дают исключить объект из программы, поэтому их также нужно пометить на удаление. В нашем случае, чтобы удалить номенклатуру «Аккумулятор….» (9), надо пометить на удаление накладную «Поступление 3 от 25.06.2018г.» (10), и после этого повторить процедуру, начав ее с шага 2.
После того как вы внесли изменения в учет проверьте те или иные отчеты, на которые они могли повлиять. Если в результате поменялись данные бухгалтерского или налогового учета, возможно потребуется предоставить налоговой инспекции уточненные декларации или расчеты. Если корректировка в учете привела к увеличению суммы налогов к уплате в бюджет, то сначала доплатите разницу по налогам и пени, а потом сдайте уточненные декларации.
Как удалить документы и справочники в 1С 8.3? В программе можно произвести удаление помеченных объектов двумя способами:
- Интерактивное удаление;
- Через пометку на удаление объектов.
Рассмотрим подробно на примерах как в 1С 8.3 удалить помеченные на удаление документы.
Интерактивное удаление в 1С
Интерактивно удалить в 1С – это удалить сразу, без контроля ссылочной целостности.
Внимание!!! В данном примере показано – как нельзя делать!
В типовых конфигурациях разработчиками 1С отключена такая возможность для большинства документов и справочников:
А к чему это может привести, если бы была такая возможность? Например, в конфигураторе демонстрационной базы включим возможность редактирования объектов, и для роли Полные права для справочников Номенклатура и Контрагенты установим флажок Интерактивное удаление:
Теперь зайдем в пользовательский режим и удалим пару элементов справочника, предварительно выделив и нажав Shift + Del:
- Справочник Контрагенты:
- Справочник Номенклатура:
А теперь в конфигураторе 1С 8.3 запустим Тестирование и исправление и проверим ссылочную целостность информационной базы. В результате получим большое количество ошибок в различных объектах:
В пользовательском режиме 1С 8.3, например, в документе Реализация товаров увидим битые ссылки, то есть ссылки на уже не существующие объекты:
А это мы только удалили два элемента справочника. К чему же может привести дальнейшая работа с интерактивным удалением? Поэтому рекомендуется снять флажок интерактивного удаления в 1С 8.3.
Через пометку на удаление объектов
При таком способе удаления происходит контроль ссылочной целостности и если объект имеет ссылки, то объект не удалится.
Рассмотрим следующий пример: в пользовательском режиме 1С 8.3 поставим пометку на удаление объектов:
- В справочнике Контрагенты:
- В справочнике Номенклатура:
Для непосредственного удаления объектов помеченных на удаление в 1С 8.3, необходимо запустить обработку . Данную обработку можно запустить:
- Главное меню – Все функции – Обработки – Удаление помеченных объектов:
- Главное меню – Все функции – Стандартные – Удаление помеченных объектов:
- Раздел Администрирование – Сервис – Удаление помеченных объектов:
- Раздел Администрирование – Настройки программы – Поддержка и обслуживание – Удаление помеченных объектов:
- Раздел Операции – Сервис – Удаление помеченных объектов:
Обработка «Удаление помеченных объектов»
Обработка “Удаление помеченных объектов” позволяет в программе 1С произвести удаление без необходимости монопольного режима, то есть можно удалять объекты, когда пользователи находятся в информационной базе 1С 8.3:
Так же в 1С 8.3 на форме есть возможность установить флажок «Заблокировать всю работу в программе 1С и ускорить удаление» . В этом случае на время удаления потребуется монопольный режим.
Чтобы посмотреть пользователей, которые в данный момент работают в информационной базе, и попросить на время выполнения удаления выйти из программы можно:
- Кликнув по гиперссылке «пользователей (n)» на форме «Удаление помеченных объектов» , где n – количество активных пользователей;
- Раздел Администрирование – Настройки программы – Поддержка и обслуживание – Активные пользователи;
- Раздел Администрирование – Сервис – Активные пользователи:
Обработка позволяет выбрать один из двух режимов удаления: автоматического либо выборочного удаления объектов в 1С 8.3.
В результате автоматически удаляются объекты, которые не имеют ссылок:
Здесь можем указать какие объекты хотим удалить, оставив включенными флажки. Нажимаем на кнопку Удалить. Произойдет удаление объектов в 1С, которые не имеют ссылок на другие объекты:
По завершению операции удаления система 1С 8.3 покажет объекты, которые не получилось удалить и их ссылки – в каких объектах данные элементы используются:
Здесь нужно смотреть:
- Либо мы по ошибке поставили пометку на удаление у этих объектов и нужно снять эту пометку:
- Либо это дубликат, то нужно воспользоваться обработкой «Поиск и удаление дублей» . Подробно эта тема рассмотрена в статье :
После завершения данной операции в 1С 8.3 наша номенклатура, помеченная на удаление, больше не будет иметь ссылку на документ Реализация (акт, накладная):
- Либо удалить ссылки на этот объект. То есть в правой части формы «Места использования объекта…» поставить отметку на удаления данного объекта (если он не нужен и ошибочно введен), либо нужно заходить в этих объекты и переопределять ссылку:
После завершения наших манипуляций нажмем на кнопку В начало:
Вернемся в окно:
Оставим все флажки включенными и нажмем на кнопку Удалить:
Так как объекты, помеченные на удаление, больше не имеют ссылок – в 1С 8.3 произойдет их удаление.
Внимание! Перед удалением объектов, помеченных на удаление – .
Если было допущено дублирование личных данных сотрудника в 1С 8.3 ЗУП (введены несколько физических лиц для одного человека), то имеется возможность объединить задублированные карточки с помощью специального помощника. Как это сделать смотрите в следующем видео:
Автоматическое удаление в 1С 8.3 через регламентные операции
В программе 1С есть возможность с помощью регламентного задания производить автоматическое удаление, задав расписание.
Данную функцию можно настроить в разделе Администрирование – Настройки программы – Поддержка и обслуживание – Регламентные операции , где устанавливаем флажок «Автоматически удалять помеченные объекты по расписанию»:
Желательно расписание настроить на то время, когда система меньше всего загружена и в информационной базе 1С 8.3 никто не работает.
На примере мы настроим расписание с 03.05.2016г., ежедневно с 02:00 ч. Переходим по гиперссылке Настроить расписание. Настройка расписания – вкладка Общие:
Подходит для 1С 8.3 ЗУП, 1С 8.3 Управление торговлей, 1С 8.3 Бухгалтерия и других конфигураций 1С 8.3. Изучим режим запуска программы 1С 8.3 Управляемое приложение.
Не все знают, что эта обработка фактически заменила обработку Универсальный подбор и обработка объектов. А пометка на удаление в 1С 8.3 считается служебным реквизитом объекта. Поэтому, можно говорить об изменении реквизита документа в случае желания пометить документ на удаление.
Как пометить на удаление в журнале документов
Обработку, рассмотренную выше, есть смысл использовать в 1С 8.3 при сложных отборах и большом объеме удаляемых документов. Если удаляются документы из одного журнала документов, то можно поступить следующим образом.
Шаг 1
В открытом журнале документов Реализаций устанавливаем отбор по контрагенту “Плотник+” и Организации “Иванов ИП”:
Шаг 2
Нажимаем Ctrl+A – помечаем все документы отбора, затем при нажатой клавише Ctrl щелкаем по документу, который не нужно удалять. Например, реализации менее 10 000 руб. Таким образом отобрали нужные документы согласно примера, которые выделены цветом (в данном случае желтым):
Шаг 3
Щелкаем правой кнопкой мыши по списку. В выпадающем контекстном меню (или по кнопке Еще ) выбираем нужную команду Пометить на удаление/Снять пометку:
Получаем результат – 6 выбранных документов помечены на удаление:
Как пометить на удаление с помощью обработки Универсальные подбор и обработка объектов
Для подписчиков Информационно-технологического сопровождения (ИТС) есть специальная обработка УниверсальныеПодборИОбработкаОбъектов.epf . Найти ее можно на диске ИТС в каталоге \1CITS\EXE\ExtReps\Unireps82\UniversalSelection\ или поиском в онлайн версии ИТС.
Правда, работает она лишь при запуске 1С 8.3 в режиме обычного приложения. Для управляемого приложения можно найти аналогичные обработки на сайтах разработчиков.
Воспользуемся обработкой для подписчиков ИТС. Для этого настроим запуск программы 1С 8.3 в обычном режиме. Рассмотрим пример в программе 1С 8.3 ЗУП 3.0. Запускаем программу 1С ЗУП 3.0 в режиме Конфигуратор. В меню Сервис-Параметры на закладке Запуск 1С Предприятия ставим точку, как на рисунке ниже, у приложения Толстый клиент (обычное приложение) :
Нажимаем применить. Запускаем программу 1С ЗУП 3.0 (8.3) в режиме Предприятие (можно по кнопке F5 из конфигуратора). Теперь можно из меню Файл – Открыть выбрать обработку из каталога, где она установлена (или можно подключить ее).
Решаемая задача: Пометить на удаление все документы Начисления зарплаты и взносов по Основному подразделению за период февраль-июнь 2016г. по организации Идеал в 1С 8.3 ЗУП 3.0
Шаг 1
В окне Объект поиска начинаем набирать слово “начисление”. Программа 1С ЗУП 3.0 (8.3) предложит в выпадающем списке варианты. Выбираем объект Начисление зарплаты и взносов:
Шаг 2
На закладке Отбор по значениям реквизитов по “зеленой кнопке с плюсом” добавляем отборы, при этом поставим условие: дата > 01.02.2016г., так как в базе 1С 8.3 ЗУП последние документы за июнь 2016г.:
Шаг 3
Нажимаем на кнопку Найти Объекты. Получаем результат. Если какой-то объект не хотим помечать на удаление, то снимем галочку напротив него:
Шаг 4
Переходим на закладку Обработки. Выбираем обработку Пометить на удаление, нажав на стрелку, переносим ее в правую часть окна – Выбранные обработки. Нажимаем Выполнить. Получаем результат:
Шаг 5
Далее откроем журнал Начисления зарплаты. Видим, что все документы начисления зарплаты с февраля по организации “Идеал” (кроме документа по не Основному подразделению) помечены на удаление. Откроем не помеченный на удаление документ. Видим, что он сформирован по Подразделению 2:
Как пометить на удаление сразу все документы без контроля ссылочной целостности
Например, этим способом можно воспользоваться, когда пользователь 1С 8.3 решил полностью очистить от документов базу 1С 8.3, а имеющиеся справочники и настройки использовать для ведения учета другой организации.
В Главном меню (треугольник в левом верхнем углу) выбираем Все функции . Находим обработку
На закладке Удаление данных этой обработки можно выбрать не только сразу все документы к удалению, но и задать отдельные виды документов, период удаления. По умолчанию в 1С 8.3 стоит галочка Удалять объекты , на которые есть права доступа:
Помечаем галочкой все документы. Остается только нажать на кнопку Удалить. Но, обращаем внимание, что без контроля ссылочной целостности есть смысл удалять объекты конфигурации при чистке базы 1С 8.3 или при отладке переноса (предупреждающая надпись от разработчиков). В остальных случаях лучше помечать объекты на удаление.
Бухгалтеры в своей работе часто встречают ненужные файлы. При этом версия 1С:Предприятие 8.3 не дает возможности сразу удалить справочные элементы и документы. Это вполне объяснимо - программа подстраховывает вас от ошибочных решений, но такой запрет не всегда устраивает пользователя.
Сегодня остановимся на этой теме подробнее. Итак, как правильно и безопасно удалить помеченные объекты из 1С?
Этапы удаления объектов в 1С
Процесс проходит двумя этапами вне зависимости от версии конфигурации - будь то программный продукт для бухгалтерии или кадровой службы, для управленцев крупного предприятия или торговой сети.
1. Необходимо указать программе с каким именно документом надо «расстаться», для этого ставим специальную пометку на удаление. В процессе удаления проверяется есть ли ссылки в базе данных на этот документ. По окончанию сверки ПП дает разрешение или наоборот запрещает эту процедуру.
Далее приступаем к удалению обозначенных материалов. В 1С не сложно сделать соответствующую пометку, главное - в перечне найти требуемый документ. Правой кнопкой мыши активируем "Пометить на удаление/Снять пометку" или просто нажимаем на «Delete».
Рис 1. Как пометить объект на удаление?
ПП 1С подстраховывается - выплывает окно, где он просит подтвердить ваше намерение "удалить объект". Как только вы согласитесь продолжить процесс - в журнале появится знак «X», а значит пришло время второго этапа.
Рис 2. Где находится обработка "удаление помеченных объектов"?
2. ПП 1С предоставит выбор: удалить все объекты в автоматическом режиме, либо выборочно. Если останавливаетесь на первом варианте, то программа автоматически удалит все документы, которые вы пометили ранее.
Это не всегда удобно, так как контролировать процесс вы уже не сможете, он станет не управляемым. Большинство, по этой причине, выбирают второй способ – вы сами вручную выбираете объекты на удаление. Ставим курсор и переходим к команде «Далее», ПП 1С сделает анализ справочника и предъявит документы, которые помечены на утилизацию.
Следующий шаг - надо обозначить конкретный объект к удалению. Ставим курсор на «Снять все флажки», находим требуемый документ (при необходимости его следует раскрыть), помечаем один объект, либо большее количество и жмем «Удалить».
Рис 3. Возможность выборочного удаления помеченных объектов
Объект удален, причем без каких-либо сложностей. Казалось бы, что процесс успешно завершился, но ПП 1С заявляет о возникновении проблемы, и в процессе работы становится ясным, что "приговоренный" к утилизации объект продолжает принимать участие в проведённых документах.
Выход один - вместе с элементом рекомендуется удалять и файлы, с которыми он связан. Если описанные объекты представляют важность для организации, то процедуру лучше не запускать во избежании проблем, которые могут возникнуть при сведении данных в будущим.
Разработчики внедрили в 1С:Предприятие 8.3 новый способ, благодаря которому удалять можно автоматически.
Реализована функция через регламентное задание. ПП 1С сам организует процесс по заданному расписанию в течении короткого времени.
Чтобы настроить эту опцию, выполняем следующие действия: переходим в «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Отмечаем «Автоматически удалять помеченные объекты по расписанию».
Есть возможность настроить расписание на свое усмотрение, либо работать по имеющимся настройкам. Плюс этого способа в том, что удаление отмеченных элементов будет проходить ночью, т. е. во вне рабочее время, когда ПП не задействован.
Рис 4. Настройка удаления объектов по расписанию
Подобный метод подойдет не каждому пользователю. Так как объект или справочник программа удалит без вашего контроля, в соответствии с вашими пометками, которые, кстати, возможно вы поставили ошибочно или по недосмотру. Удаленный программой объект уже вряд ли возможно отследить и восстановить.
Изучив вышеописанное, вы легко сможете убрать все ненужное и ошибочно созданное как вами, так и вашими коллегами. Но не все ситуации столь просто решаются. В повседневной работе можно столкнуться с задачами, которые способны поставить в тупик своей неординарностью и сложностью. Здесь рекомендуем обратиться к профессионалам.
Специалисты МастерСофт имеют большой опыт в решении проблем любого уровня сложности. Если появились вопросы, то оставьте заявку в формах "Заказать звонок" или "Задать вопрос" и мы вам перезвоним.
Инструкция
Для того чтобы в программе 1с Предприятие 8.2 удалить ненужный документ, необходимо пометить его на удаление. Для этого есть несколько способов:
Наведите курсор на документ, кликните по нему правой кнопкой мышки. В подменю выберете «Установить пометку удаления»;
Наведите курсор на документ, нажмите на панели инструментов на значок «удалить» (листок с красным крестиком).
Появится диалоговое окно: «Пометить элемент на удаление?» - да.
После этого документ будет иметь статус «Не проведен», на нем будет установлен красный крестик.
Чтобы восстановить помеченный на удаление документ:
- наведите курсор на документ, кликните по нему правой кнопкой мышки, в подменю выберете «Снять пометку удаления»;
Наведите курсор на документ, нажмите клавишу Delete на клавиатуре;
Появится диалоговое окно: «Снять с элемента пометку на удаление?» - да.
Чтобы уничтожить помеченные на удаление документы, необходимо зайти в пункт меню «Операции». В подменю выбрать «Удаление помеченных объектов».
Появится диалоговое окно: «Подготовка к удалению помеченных объектов может занять продолжительное время! Продолжить выполнение операции?» – да.
Будет открыта опись всех элементов, которые помечены на удаление. Необходимо нажать на кнопку «Контроль», далее на кнопку «Удалить». После этого все элементы удалены, их восстановить невозможно.
Обратите внимание
В информационной базе, при уничтожении помеченных на удаление объектов, может находиться только один пользователь. Другим пользователям информационной базы необходимо выйти из программы.
У пользователя, который хочет уничтожить помеченные на удаление документы, должны быть права на осуществление этой операции. Права для пользователей устанавливает администратор базы данных.
Удаление представляет собой очень ответственную операцию, которая часто приводит к безвозвратной утрате информации. К тому же, есть опасность по ошибке удалить нужные данные. По этой причине разработчики программы 1С подошли достаточно серьезно к реализации этой функции.
Вам понадобится
- - программа «1С: Предприятие».
Инструкция
Запустите программу «1С: Предприятие», откройте нужную базу данных. Выполните настройку режима удаления документа в 1С. Для этого перейдите в меню «Сервис», выберите «Параметры», перейдите в закладку «Общие». В нижней строке можно установить опцию режима удаления объектов. Она может принимать два значения – «Непосредственное удаление» либо «Пометка на удаление». Выберите второй вариант и щелкните «ОК».
Откройте справочник, из которого необходимо удалить документы 1С. Установите курсор на строке с документом, щелкните на клавиатуре клавишу Delete, либо на панели инструментов щелкните по кнопке «Удалить». Пометить документ на удаление вы можете также с помощью соответствующей команды в меню «Действия». После этих действий документы не удалятся, но пиктограмма их состояния перечеркнута крестом. В любой момент вы можете отменить эту пометку теми же способами.