Workflow откуда появился в компьютере. Обновленный Workflow: что такое настоящая автоматизация

Практические аспекты использования Workflow в PLM-решениях

Дмитрий Садовников, Николай Ширяев

В настоящее время невозможно представить серьезную PDM/PLM-систему, которая не имела бы в своем составе средств автоматизации бизнес-процессов и документооборота — Workflow. Но, к сожалению, в ряде случаев при внедрении PDM/PLM-решения происходит недооценка значения этой подсистемы, и Workflow используется в лучшем случае как простая система внутренней электронной почты предприятия. В данной статье мы постарались дать читателям более полное представление о возможностях подсистемы Workflow на примере соответствующей подсистемы решения Lotsia PDM PLUS.

Что такое Workflow

Прежде всего давайте разберемся с терминологией. Международная организация Workflow Management Coalition (WfMC) определяет термин Workflow следующим образом: это «автоматизация бизнес-процесса, полная или частичная, при которой документы, информация или задачи передаются от одних участников другим для выполнения действий в соответствии с набором методологических (процедурных) правил». То есть речь идет об автоматизации не только документооборота, но и бизнес-процессов. При этом под бизнес-процессом понимается совокупность взаимосвязанных процедур или мероприятий, которые реализуют бизнес-задачу или цель бизнес-политики, как правило, в контексте организационной структуры предприятия с заданными ролями и отношениями между персоналом. Данное определение представляется нам более корректным и понятным, чем используемое в публикациях ряда отечественных авторов словосочетание «поток работ», представляющее собой прямую кальку с английского.

Фактическая реализация автоматизации бизнес-процессов ложится на системы класса Workflow Management System, которые описывают, создают и управляют выполнением бизнес-процессов через использование программного обеспечения, применяющего один или более инструментов для обработки бизнес-процессов. Данные инструменты интерпретируют описание бизнес-процесса, взаимодействуют с его участниками и, где это требуется, используют программные инструменты и приложения.

Отличия систем Workflow от систем электронной почты

Люди, не знакомые с системами Workflow, часто спрашивают, зачем им система Workflow, если у них уже есть программа электронной почты.

Основные различия между ними следующие:

• полная контролируемость состояния процесса в любой момент времени. Электронную почту можно сравнить с рогаткой, из которой вы «выстреливаете» свое сообщение и далее его уже не контролируете. Получатель может переадресовать ваше сообщение кому-то еще, и вы об этом не узнаете. В системах Workflow вы в любой момент можете посмотреть, где именно находится ваше сообщение и какие действия с ним производились;
• возможность автоматизировать сложные бизнес-процессы. Системы Workflow позволяют не только обмениваться сообщениями и пересылать файлы, но и выполнять различные действия (например, запускать скрипт, изменять права доступа к документам и т.п.) в автоматическом режиме в зависимости от заданных при описании бизнес-процесса условий. Также большинство систем Workflow поддерживает механизм транзакций;
• визуальное описание бизнес-процессов. В большинстве систем Workflow присутствуют графические редакторы, позволяющие строить сложные схемы бизнес-процессов;
• устойчивая повторяемость бизнес-процессов в Workflow достигается за сет использования предварительно настроенных шаблонов;
• существенно большие возможности по анализу процессов в Workflow благодаря хранению информации по процессам в единой базе данных.

Назначение подсистемы Workflow систем PDM/PLM

В системах PDM/PLM подсистема Workflow используется, как правило, для решения следующих задач:

• управление процессами поддержки жизненного цикла продукции;
• управление маршрутизацией документов;
• управление процессом утверждения документации и проведением изменений;
• управление организационно-техническими мероприятиями;
• управление маршрутизацией форм;
• организация информационных рассылок.

Разумеется, этот перечень может варьироваться в зависимости от специфики предприятия и не является исчерпывающим.

Основные функциональные возможности подсистемы Workflow систем PDM/PLM

Применительно к реализации в системах PDM/PLM подсистема Workflow обычно обладает следующими функциональными возможностями:

• графическое описание шаблонов бизнес-процессов;
• последовательная маршрутизация;
• параллельная маршрутизация (в том числе с динамическим распараллеливанием работ);
• комбинированная маршрутизация;
• построение сложных бизнес-процессов с вложенными подпроцессами;
• изменение маршрутов «на лету»;
• автоматизация присвоения и изменения атрибутов объектов;
• автоматизация изменения прав доступа к объектам и документам;
• поддержка голосований и подготовки совещаний;
• перенаправление заданий (замена исполнителей);
• нотификация;
• интеграция с системами электронной почты.

Данные функциональные возможности позволяют решать широкий перечень практических задач. Давайте рассмотрим, как это может применяться на практике.

Описание бизнес-процессов

Важной задачей для успешного перехода к электронному документообороту является представление бизнес-процессов в форме, которая поддерживает автоматизированную обработку. При внедрении сложных информационных систем сейчас часто применяют системы реинжиниринга бизнес-процессов (BPR). Описание бизнес-процесса в них состоит из совокупности мероприятий и их взаимоотношений, критериев для обозначения начала и окончания процесса и информации об отдельных мероприятиях, например участниках, связанных программных приложениях и данных и т.п., описанных с использованием определенной методологии и нотации.

Современные системы Workflow в ряде случаев успешно справляются с задачами описания бизнес-процессов (Process Definition) практически любого уровня сложности, включая вложенные подпроцессы (sub-processes). В подсистеме Workflow программы Lotsia PDM PLUS для описания шаблонов бизнес-процессов служит визуальный редактор, позволяющий строить описание процессов в режиме drag-and-drop. При этом описание процесса может включать как неавтоматизированные, так и автоматизированные мероприятия, а также идентифицирует различные мероприятия (activities), методологические правила и связанную управляющую информацию для управления последовательностью действий во время выполнения процесса.

Может применяться как последовательная, так и параллельная или комбинированная маршрутизация. А широкое использование возможностей по выбору данных из различных справочников и классификаторов минимизирует возможные ошибки, связанные с ручным вводом информации и избавляет пользователей системы от рутинных процедур.

На основании построенных шаблонов бизнес-процессов в дальнейшем исполняются отдельные экземпляры процессов, с каждым из которых связан специфический набор данных, относящихся к этому отдельному экземпляру процесса (Workflow Case).

Такое формализованное описание бизнес-процессов удовлетворяет требованиям стандартов менеджмента качества серии ISO 9000 в части устойчивой повторяемости процессов.

При описании бизнес-процесса в системе Workflow сразу же создаются экранные формы и контекстная справка для пользователей системы.

Типичными примерами шаблонов бизнес-процессов применительно к использованию в PDM/PLM-системах являются:

процесс разработки и утверждения проектной, конструкторской или технологической документации по ЕСКД/СПДС (в том числе с многократным представлением документов на утверждение);

• процесс проведения изменений по ЕСКД;
• процесс обмена информацией с контрагентами и смежными подразделениями;
• процесс выдачи задания.

Конечно же, формальное описание бизнес-процесса не отменяет возможность свободной маршрутизации и обмена сообщениями, которые также применяются в системах Workflow.

Проверка бизнес-процесса

Важным моментом при моделировании бизнес-процессов является проверка валидности созданного процесса. При этом процесс проверяется на отсутствие необходимых экранных форм, заданных исполнителей и условий перехода между задачами (этапами), наличие незавершенных действий и т.п. Редактор Workflow системы Lotsia PDM PLUS включает средства автоматической проверки шаблонов бизнес-процессов, что значительно облегчает процедуру их создания и контроля.

Запуск экземпляра процесса

После того как шаблон бизнес-процесса создан, по нему может быть запущено на исполнение неограниченное количество экземпляров бизнес-процесса. На данном этапе работы системы переменные из шаблона бизнес-процесса заменяются специфическими для этого экземпляра процесса значениями.

Для сложных шаблонов бизнес-процессов, имеющих различные варианты работы с ними исполнителей, могут применяться динамическое распараллеливание работ и условные переходы. Также могут быть проведены динамическое назначение исполнителей, замена исполнителя, переадресация работы и т.д.

При этом у участвующего в процессе исполнителя при передаче ему задания (перехода процесса на этап, в котором участвует данный пользователь) в его личном окне заданий и сообщений появляется соответствующее сообщение, которое может дублироваться специальным уведомлением, срабатывающим даже в том случае, если система Lotsia PDM PLUS не запущена на его компьютере.

Контроль состояния бизнес-процесса

Одним из неоспоримых достоинств Workflow является возможность как проконтролировать в любое время состояние исполняющегося процесса, так и получить сводный отчет по выполнению всех процессов.

Lotsia PDM PLUS позволяет визуально определить состояние любого процесса на карте, а также получить отчет по контролю исполнения.

Также администратор системы может настроить специализированные отчеты по контролю за исполнением интересующих его бизнес-процессов.

Для всех карт бизнес-процессов и свободных сообщений автоматически ведется история переписки, по которой в любой момент можно просмотреть, например, всю цепочку движения интересующего вас документа, включая информацию о времени получения и прочтения соответствующих сообщений.

Все эти возможности существенно облегчают выполнение организацией требований стандартов серии ISO 9000 в части протоколирования действий пользователей и контроля исполнения.

Использование специализированных функций

Помимо возможностей, стандартных для профессиональных систем Workflow (таких как информационные рассылки, управление правами доступа и т.п.), Lotsia PDM PLUS включает ряд настраиваемых специализированных функций. Одной из них является возможность организации электронных голосований. При этом участники голосования могут голосовать по нескольким вопросам в рамках одного голосования, высказывать особое мнение и делать комментарии. Итоги голосования могут обрабатываться различным образом и отображаться в наглядной форме.

Встроенный клиент электронной почты и интеграция со средствами ввода информации

Одним из преимуществ Workflow системы Lotsia PDM PLUS является наличие встроенного почтового клиента. На практике это означает поддержку протоколов POP3 и SMTP. Для каждого пользователя в Lotsia PDM PLUS может быть настроено несколько учетных записей внешней электронной почты. Таким образом, и внутренняя и внешняя переписка хранится в одной базе данных и ведется совершенно прозрачно. Наиболее ценным здесь представляется автоматическое увязывание внутренней и внешней переписки по определенному вопросу в сквозную цепочку истории переписки. Типичный пример: внешнее сообщение пересылается внутреннему адресату, его ответ пересылается обратно внешнему адресату, внешний адресат вновь отвечает и т.д. и т.п. В данной ситуации Lotsia PDM PLUS автоматически свяжет все эти сообщения между собой и наглядно отобразит всю цепочку писем в истории переписки.

В то же время очень удобна возможность использования встроенного диспетчера входящих писем. Благодаря ему пользователь может сам выбрать, какие внешние письма следует поместить в базу данных Lotsia PDM PLUS.

Принятые в Lotsia PDM PLUS внешние сообщения могут маршрутизироваться точно так же, как и сообщения внутренних адресатов.

Интеграция со средствами ввода информации дает возможность сразу же поместить в систему отсканированный документ и задействовать его в бизнес-процессе (или отправить по предварительно заданному маршруту).

Данные функции делают удобным обмен информацией с организациями, не имеющими систем PDM/PLM.

Workflow и реинжиниринг бизнес-процессов

В работе любого предприятия наступает момент, когда его бизнес-процессы требуют пересмотра и модернизации. Использование Workflow также может помочь на стадии реинжиниринга бизнес-процессов.

Для анализа и оптимизации бизнес-процессов можно воспользоваться накопленной статистикой по выполненным процессам. Данные по процессам при этом, с целью снижения нагрузки на рабочий сервер системы PDM/PLM, имеет смысл выгрузить в отдельную базу данных и анализировать с помощью специальных средств (OLAP и т.п.). Но первичный анализ можно проводить и с помощью входящего в состав решения Lotsia PDM PLUS генератора отчетов.

На основании полученных данных можно определить критические точки (критические задачи, подразделения, исполнителей и т.п.) процессов и далее изменить шаблоны бизнес-процессов в целях их оптимизации.

Данные возможности подсистемы Workflow облегчают поддержку требований стандартов серии ISO 9000 в части аудита бизнес-процессов.

П оложительный опыт внедрения Workflow

Как показывает опыт внедрения подсистемы Workflow решения Lotsia PDM PLUS, производительность труда за счет внедрения автоматизации бизнес-процессов возрастает в среднем в несколько раз, а для отдельных задач (например, выдача заданий смежным подразделениям в проектных организациях) — в десятки раз.

К сожалению, формат журнальной статьи не дает возможности подробно рассказать обо всех полезных функциях подсистемы Workflow, желающие более подробно ознакомиться с ними могут сделать это на регулярно проводимых группой компаний «Лоция Софт» бесплатных семинарах.

Система Workflow – это ИТ-решение для управления «потоком работ», связанными с конкретным этапом .

Например, если клиент обращается в сервисный центр с претензией относительно качества техники, то требуется произвести следующие работы:

• Зафиксировать входящую заявку.
• Определить, какой тип ремонта требуется.
• Определить сотрудника, который выполнит ремонт.
• Установить лимит времени.
• Назначить лицо, которое проконтролирует качество ремонта.
• Произвести расчёт с клиентом.

В качестве наглядного примера workflow можно привести добавление нового контрагента в систему компании. Данные контрагента вносятся через форму, которая инициирует дальнейший workflow процесс по верификации данных и добавлению контрагента:

Автоматизация Workflow чаще всего требуется в тех случаях, когда становится необходимо повысить скорость обработки заявок. Автоматизация с помощью систем, основанных на данной стратегии, позволяет решить несколько задач:

• Уменьшить количество времени, которое затрачивается на каждый этап.
• Устранить потери времени, связанные с переходом процесса между этапами.
• Упростить работу благодаря чёткому регламенту действий.

Системы класса Workflow: назначение, состав, функции

При этом приложение Workflow в той или иной степени обслуживает бизнес-процессы, однако его фокус сделан не на них, а на решении конкретных задач, стоящих перед предприятием или его отделом.

Автоматизация Workflow является идеальным решением, когда нужно автоматизировать отдельные шаги бизнес-процесса, не затрагивая его целиком. Если же речь идёт о полной автоматизации, то стоит использовать BPMS.

Отличия систем Workflow и BPMS

В центре BPM лежит бизнес-процесс, то есть не просто отдельные виды работ, которые нужно выполнить сотрудникам, а, например, вся цепочка взаимодействия с клиентом, от первого обращения до покупки, и после неё.

В отличие от BPM, Workflow фокусируется на отдельных этапах. Если в центре фокуса систем управления бизнес-процессами находятся сами процессы, то для Workflow важнее всего оптимизировать две вещи:

• Регламент выполнения работ.
• Выполнение работ в соответствии с этим регламентом.

Таким образом, оба этих инструмента, которые на первый взгляд кажутся весьма разными, могут применяться совместно для достижения положительного результата.

Особенности автоматизации с помощью систем Workflow и BPM

• Обмен сообщениями между сотрудниками.
• Документооборот.
• Хранение информации в единой базе данных.
• Переход конкретных процессов с этапа на этап между сотрудниками.

Один из самых главных плюсов систем такого типа – их можно внедрить для обслуживания конкретных процессов «незаметно», это не требует глобальной перестройки стратегии работы компании, не подразумевает необходимости для сотрудников осваивать новые принципы работы.

Чаще всего оптимизируют с помощью Workflow :

Что касается на основе систем BPM (BPMS), то здесь имеется большое количество отличий.

• Трансформация с помощью BPMS носит стратегический характер.
• В большинстве случаев требуется изменение многих принципов работы предприятия и полный переход на системы BPM.
• Чаще всего внедрение BPMS подразумевает большие затраты как времени, так и ресурсов.

Наиболее часто BPMS является долговременной инвестицией, которая окупается не сразу, а спустя время, когда заканчивается этап настройки процессов и обучения сотрудников.

Сегодня существуют и такие системы, которые не относятся к Workflow и BPM в привычном понимании. Например, система позволяют создавать решения обоих классов – workflow, BPMS – силами бизнес-аналитиков и внедрять их постепенно, без чрезмерных затрат. Таким образом, вы можете начать с внедрения workflow-решения, а при необходимости расширить его функциональность до уровня полноценной BPM-системы.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Если вас интересуют экономичные и удобные решения, закажите демонстрацию Comindware Business Application Platform.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.

Но для iOS также есть средство, позволяющее создать собственный процесс, автоматизировав некоторые действия.

Workflow на днях завоевал престижную награду Apple Design Award 2015. За что? Давайте посмотрим на приложение внимательно.

В начале я перечислю основные возможности приложения, а потом подробно распишу каждый из пунктов.

Основные возможности Workflow

1. Пользователь может задать последовательность действий, которые система будет проделывать по его требованию.

2. Программы вызываются из самого приложения, либо их можно вызывать из других приложений, как расширения.

3. В приложении есть готовые примеры самых популярных и интересных штук. Например, создание Gif из фотографий или поиск картинок на веб-странице.

Готовые программы для Workflow

Это те программы, которые сразу заложены в Workflow. То есть любой пользователь может их бесплатно скачать внутри программы и использовать по назначению. Все программы находятся в разделе Gallery. Чтобы получить программу, нужно кликнуть на ней, а затем нажать кнопку «Get Workflow».

Я перечислю самые на мой взгляд интересные готовые программы:

• Photos to Gif — создание GIF-анимации из 5 последних фотографий в альбоме.
• Upload last Photo — загрузка посленей фотографии в Dropbox.
• Image of the Day — загрузка фотографии дня с сайта NASA. Там публикуются красивые снимки космоса.
• Tip Calculator — калькулятор чаевых. Можно переиначить под калькулятор налогов. ;).
• Image Roulette — программа выбирает случайное слово и ищет случайное фото в интернете по этому слову.
• Expand URL — короткая ссылка в буфере обмена заменяется на её стандартный аналог.

Также в Gallery имеются три раздела:

Sharing — различные программы для шаринга. Например, Cross-Post позволяет расшарить фотографию и подпись сразу в три социальных сети: Facebook, Twitter и Instagram.

Great Action Extension — то, что расширяет возможности стандартных программ. Например, просмотр HTML кода в Safari (работает, кстати, некорректно).

Clipboard — работа с буфером обмена. Например, перевод текста в буфере.

В принципе, готовых программ хватает, чтобы разобраться с принципами работы Workflow. Именно с тестирования встроенных приложений я и предлагаю пользователям начать знакомство с программой.

Создание своих приложений в Workflow

Workflow, как и Automator в OS X, даёт простор для экспериментаторов. Можно ставить задачи и по ним создавать собственные алгоритмы. В качестве примера я создал аналогичную программу той, что уже делал в Automator . То есть приложение, которое будет сжимать фотографии оптом.

Для этого я использую 4 процесса:

1. Select Photos — выбор снимков из альбома
2. Resize Image — изменение размера по ширине
3. Convert Image — функция удобна для сжатия снимков, чтобы они занимали адекватный размер
4. Send Email — отправка снимков на почту

В итоге программа уменьшает выбранные фотографии и отправляет их на мою почту.

Возможностей в программе масса, есть даже начальные функции программирования. Тот же поиск по условию «IF».

Как работают программы в Workflow?

Приложения можно запускать тремя разными способами:

• Из самой программы Workflow. Программам можно присвоить цвет и имя. Они располагаются на специальной панели.
• В качестве расширения. То есть нужно указать в программе, что это Extension. Потом в приложениях, которые имеют меню с расширениями, нужно выбирать Run Workflow и во всплывающем окне вызывать программу.

• С рабочего стола. Реализовано это следующим образом. Пользователь выбирает или создаёт иконку, затем его перенаправляют на специально сгенерированную страницу. На этой странице нужно найти пункт «На экран домой». Иконка появится на одном из рабочих столов.

К сожалению, для вызова приложений наличие Workflow на iPad и iPhone обязательно! Да и Workflow всё равно открывается для выполнения.

Недостатки Workflow

• Функций хоть и много, но некоторых всегда будет не хватать. Например, я так и не нашёл функцию, которая копирует снимки.
• Не все готовые примеры работают как надо, но большинство всё же работают.
• Приложение на английском языке. Нужно или знать английский хотя бы на школьном уровне или разбираться методом тыка.

Видео-пример создания простейшей программы в Workflow:

Вывод: Workflow — супер-приложение с отличной реализацией! Всячески рекомендую любознательным пользователям iOS.

Делитесь своими впечатлениями от программы. Интересно: создаст ли кто-нибудь что-нибудь полезное для себя в ней?

И я не преувеличиваю. Workflow - это приложение для iOS, которое содержит порядка 100 шаблонов различных действий. С его помощью можно создавать гифки, добавлять на домашний экран различные действия, делать PDF страниц прямо в Safari и многое многое другое.

По своей задумке Workflow очень напоминает Launch Center Pro . Оба приложения дают огромные возможности для автоматизации чего угодно. Однако у Workflow есть несколько преимуществ.

Во-первых, актуальность приложения. К примеру, Workflow поддерживает расширения в Safari. Во-вторых, встроенный «магазин» шаблонов. Вы можете создавать новые шаблоны, выкладывать их на обозрение других пользователей и скачивать их творения. Есть вкладка «Featured», в которой собраны самые лучшие шаблоны.

Еще одним преимуществом Workflow является простота. К примеру, вы хотите сделать новый шаблон, который делает несколько фотографий и потом объединяет их в GIF. Для этого достаточно лишь перетащить действие «Take Photo» и «Make GIF» на поле для создания шаблона.

Приложение поддерживает работу с большинством сервисов. Разумеется, есть Evernote, Dropbox и остальные.

И конечно же главная фишка - галерея или магазин шаблонов. Пусть слово «магазин» не ставит вас в заблуждение, все шаблоны здесь абсолютно бесплатны. Есть несколько категорий: расширения, работа с буфером обмена и шаринг.

Для создания собственных шаблонов даны десятки различных действий. Но, если честно, я привык в этом плане доверять другим, более сведущим людям и нашел в магазине всё, что мне когда-нибудь сможет пригодиться. Однако если у вас возникнет идея собственного шаблона, вы без проблем сможете воплотить её в жизнь.

Вот краткий перечень того, что может приложение:

1. Создавать GIF из ваших фотографий.
2. Добавлять на рабочий стол иконки избранных контактов.
3. Делать PDF из страницы в Safari.
4. Твитить песню, которую вы сейчас слушаете.
5. Скачивать все изображения с веб-страницы.
6. Находить ближайшее кафе одним нажатием (не работает в Украине).

И многое другое. Если вам не хватает возможностей iPhone или iPad, то Workflow станет тем, что вы давно искали. Это отличное приложение для автоматизации, с которым, к тому же, очень просто работать.

На MacBook есть несколько способов автоматизировать рутину: Apple Script, JavaScript, bash-скрипты и запись макросов в Automator . С iOS дела обстоят несколько сложнее. Компания Apple не предусмотрела в мобильной операционной системе инструмента для оптимизации выполнения повторяющихся операций. И людям, живущим по золотому принципу «Автоматизируй все операции, которые выполняются больше семи раз», приходилось изворачиваться разными способами.

С появлением в 2014 году приложения Workflow и на улице любителей автоматизации наступил праздник. Это приложение для создания макросов появилось в 2014 году. А в 2015 стало призером Apple Design Award. Программа доступна для iPhone, iPad и Apple Watch.

Концепция программы схожа с работой Automator. Макросы можно комбинировать из 200 шаблонных действий.

Примеры таких действий:

Разработчики обещают, что количество таких макросов-кирпичиков будет расти от версии к версии.

Созданные макросы можно запускать непосредственно из программы Workflow или из других приложений, имеющих расширение для работы с Workflow.

Можно установить дополнение Action Extension Workflow и настроить автоматический запуск приложения при выполнении какого-либо действия. К примеру, при копировании URL в буфер обмена или появлении нового файла в Dropbox.

Меня больше всего в приложении Workflow радуют две фишки. Первая — возможность настроить автоматическое создание заметки в Evernote при сохранении скриншота экрана. Вторая — интеграция с приложением Uber, позволяющая создать кнопку «Заказать такси домой сейчас».

Некоторые макросы запрашивают при запуске какой-либо входной параметр (переменную): номер телефона, адрес электронной почты, текущее местоположение или файл. Значения входных параметров присваиваются переменным. Управление переменным и входными параметрами происходит на странице редактирования макросов.

Для многих шаблонных действий доступен предварительный просмотр результата — «Quick Look». Эта фича незаменима, если вы используете Workflow для постинга в соцсети. Без нее был бы велик риск порадовать свою френдленту компрометирующей информацией.

По умолчанию WorkFlow спрашивает, действительно ли владелец смартфона хочет выполнить макрос? Если действие нужно выполнить несколько десятков раз подряд, то для экономии времени эту фичу можно отключить в настройках приложения.

Стоимость приложения — 279 рублей. Вот